段取り脳をつくる習慣 Vol.14 いちばん、伝えたかったこと…。でも、拙著『ラクな段取り!』では戦略的にカットしたこと…。それは、人生の使命を果たすために、段取りしましょうってこと! 〜2月25日 中部経済新聞に掲載されました〜

  • 2013.04.26 Friday
  • 16:25
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段取り脳をつくる習慣 Vol.14
使命果たすための手段 幸せな未来へ一歩一歩

[中部経済新聞 2013 2月25日 「ナビゲーター」掲載]


幼い私に母が教えたのは、「かごに乗る人、かつぐ人、
そのまた、わらじを作る人」という言葉でした。

政治をつかさどる人がいて、その人の移動を担う人がいて、
その人に必要なわらじを提供する人がいて、
それぞれがそれぞれの役割をちゃんと果たしているから、
世の中は回っているのだと、母は言いました。

人には誰にでも天から与えられた役割と仕事があり、
これを使命といいます。

人には誰にもふさわしい場所があります。
その場所とは、その人に与えられた使命を果たせる場所です。

ロバート・ブラウニングという英国の詩人によれば、
人がもっとも幸せを感じるのは「宇宙の円の弧」になるときとか。

宇宙の円の弧になるとは、それぞれが
それぞれの使命をはたすことです。

政治をつかさどる人、移動を担う人、わらじを提供する人が
それぞれの使命をはたせばこそ、宇宙はひとつの円になれます。

「仕事」とは、事に仕えることです。
そして、「働く」とは、はたを楽にすることです。

私たちがそれぞれにふさわしい場所で、
それぞれの使命を果たすとき、
私たちは社会の役に立ち、自らもやりがいを感じ、
生きている意味を味わえます。

宇宙は私たちのひとりひとりを求めています。
私たちが、使命をはたすことを待っています。

けれども、私たちは使命をはたせる「仕事」が
どのような仕事なのか、すぐには気づけません。

それは、脳のささやきが聴こえないからです。

脳は私たちに、いつもささやきかけています。
それぞれが歩むべき道がいずこなのか…。

その道は。私たちがそれぞれの使命を果すための道です。
私たちはその道を歩むとき、本当に幸せになれるのです。

しかしながら、現代社会には膨大で雑多な情報が
騒音のように渦をまいています。

脳のささやきは、これらに妨げられ、なかなか聴こえてきません。

もし、一生懸命に働いているにもかかわらず、
満足感や充実件を感じられないとしたら、
まだ脳のささやきが聴こえないのかもしれません。

そして、天が指し示す道を見つけられずにいるのかもしれません。

ときには、騒音から少し離れて、
脳のささやきに耳を澄ましてみましょう。

私たちにはそれぞれ、ふさわしい場所があります。

その場所にこそ、使命を果たせる「仕事」があります。
ふさわしい場所を見つけるまで、あきらめずに、
試行錯誤を繰り返しましょう。

あきらめてしまったら、使命と呼べる仕事に出会えず、
使命を果たすことができません。

そうした人生の試行錯誤を続けるにも、段取りは不可欠です。

効率をあげ、人から求められる仕事に挑み、
わくわくする結果を出し続けることで、
私たちは人として成長します。人からも認められます。

段取りによって、効率をあげ、新しい経験をどんどん重ねて、
チャンスを広げていきましょう。

チャンスが増えれば、新しい経験、新しい世界に
踏み出すことができます。

そして、使命と呼べる仕事にきっと出会えるのです。

山あり谷ありの道も必ず、幸せへと続いています。
脳は私たちを幸せにしようとしているからです。

辛いときには、遠い空を見あげながら、
空の下に続く道なき道を一歩一歩、拓いていきましょう。

段取りとは、使命を果たすための手段です。
そして、幸せになるためのアプローチです。

段取りによって、効率をあげ、結果を出し、
幸せを手に入れていきましょう。

段取り脳をつくる習慣 Vol.13 スケジューリングは時間のパズル。ちょっとした空き時間、待ち時間に小っちゃな仕事をやっつけちゃいましょう。チリもたまれば山となる…ですからねっ!! 〜2月18日 中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました〜

  • 2013.04.10 Wednesday
  • 08:54
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段取り脳をつくる習慣 Vol.13
すきま処理とバッチ処理 簡単な仕事を効率的に

[中部経済新聞 2013 2月18日 「ナビゲーター」掲載]


忙しい毎日の中にも、「すきま時間」が生れています。

すきま時間とは、出勤や移動で電車を待つ間、会議がはじまるまでの待ち時間、
早めに終わった面談と次の面談の間などのことです。

すきま時間に休憩をとり、遠い景色をながめたり、ストレッチをしたり、
上司や同僚と雑談をしながら情報収集をしたりするのも大切です。

一方で、ついつい貯めてしまいがちな簡単な作業を処理するのもお奨めです。

雑務が片づき、「あれもしなければ、これもしなければ」という
想いから、脳を解放できます。

「すきま時間」はうかうかしていると、すぐに過ぎてしまいます。

そこで、数分から十分程度で片づけられる簡単な作業を
「すきま処理リスト」として、一覧表にしておきます。

そして、すきま時間が発生したら、さっとリストをながめ、
作業を選んで、片づけてしまいます。

リストをつくるにあたっては、作業の所用時間を測ってみます。

一般的に所用時間の見積りは甘く、実際には
見積りより二十%増しの時間がかるといわれます。

すきま処理をする作業にかぎらず、
日常的に行う作業については標準時間を測り、
所用時間の見積りの精度をあげましょう。

なお、すきま処理リストに載せる作業は、所要時間があまり変動せず、
五〜十五分で完了するものが適切です。

さて、簡単な作業とはいえ、資料やデータ、道具や
デスクトップのパソコンを必要とする場合は、すきま処理には向きません。

そうした作業は、まとめて処理をおこないます。

これを「バッチ処理」といいます。バッチ処理とは、
ITの専門用語で、一定期間または一定量のデータを集めておいて、
一括して処理することをさし、一括処理とも呼ばれます。

バッチ処理では、その都度、道具を準備する手間が省けますし、
一定の手順でリズムよく処理できるため、時間効率があがります。

面談や訪問のアポイントメントも、バッチ処理で行うと効率的です。

アポ取りをその都度、行うと、相手先の都合によって、
スケジュールの埋まり具合が「飛び石」になりがちです。

アポ取りをまとめて行えば、複数の相手の都合を調整しながら、
スケジュールを組み立てられますので、効率的な時間の使い方ができます。

すきま処理とバッチ処理を組み合わせると、効率的に処理できる業務もあります。
わたくしは、請求業務をすきま処理とバッチ処理の組み合わせで行っています。

たとえば、セミナーが終了すると、帰りの新幹線の中で、
その日の講師料のご請求書を作ってしまいます。
運賃などの領収書も手元にあり、請求金額を調べるのも容易で、効率的です。

作成した文書は、データとして保存しておきます。
そして、月末が近づくと、デスクワークを行う日を決めて、
ひと月分のデータを打ち出し、それぞれを検算、捺印して郵送処理します。

データの作成までは、すきま処理、
打ち出して投函するまでは、バッチ処理というわけです。

たとえてみると、スケジューリングは時間のパズルです。
時間のパズルを上手に埋めて、効率アップをめざしましょう。

段取り脳をつくる習慣 Vol.12 脳ってエンジンみたい! 基本回転数があがると、決断も行動もスピードアップして、時間効率もあがります。基本回転数をあげて、一日を25時間、30時間分、楽しみましょうねっ!! 〜2月11日 中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました〜

  • 2013.04.09 Tuesday
  • 09:02
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段取り脳をつくる習慣 Vol.12
脳の基本回転数あげる 制限時間で効率アップ

[中部経済新聞 2013 2月11日 「ナビゲーター」掲載]


時間の制約があると、脳の基本回転数があがります。

基本回転数とは、脳の処理のスピードのことです。
脳の処理のスピードがあがれば、判断や思考や行動がより速くなり、
仕事の時間効率が高まります。

基本回転数は、時間の制約があるとあがります。

「決められた時間内にやり遂げなければ」とプレッシャーがかかるので、
集中力が高まり、脳が活性化するのです。

そこで、仕事を行うときは、作業ごとに制限時間を決めるようにします。

制限時間は、予想される所要時間よりやや短めに設定します。
三十分位かかる作業ならば、二十五分を制限時間にするという具合です。
緊張感を高まって、脳の基本回転数があがり、所用時間が短縮できるのです。

そのとき、作業時間を測るようにします。
所用時間の見積りは甘く、実際には見積った所要時間より二十%増しといわれます。
実時間を測って、所要時間の見積もりの精度をあげていきます。

そして、次の機会に同じ作業を行うときは、
先回の実時間よりやや短めに設定します。

同じ仕事を繰り返しているうちに、スキルが習熟するので、
少しずつ制限時間は短くしていくことができます。

なお、制限時間を決めても、時間の経過を実感しないと、基本回転数はあがりません。
制限時間を設けたら、現時刻から何時までに処理すべきか、完了の時刻を決めます。
そして、時計をつねに見ながら仕事をするようにします。

パソコンを使う人は、画面にデジタルの時計が表示されますので、
これを視野にいれながら、仕事を進めます。

タイマーを活用するのは効果的です。

そのときにも、終了のアラームが鳴るのを待つのではなく、
タイマーの表示を確かめながら、仕事をします。
数字が0に近づくのを見ると、緊張感が高まり、脳の基本回転数があがります。

また、期限には、2つの種類があります。

○デッドライン(最終期限)
○ベースライン(中間期限)
 

デッドラインは、どうしても死守しなければならない最終期限のことです。
職場や上司やお客様から提示されたり、
自ら提示して、完了を約束したりした期日を指します。

デッドラインを死守するには、折々に中間期限を決めて、
これをクリアしながら、仕事を進めていきます。

この中間期限をベースラインと呼びます。

ベースラインは自主期限ですから、脳の基本回転数をあげるために、
早めに設定するようにします。
ベースラインまでの期間が短いと、緊張感が生まれ、
脳の基本回転数があがって、時間効率が高まります。

さらに、完了がベースラインを越えてしまっても、
早めのタイミングに設定していますから、
デッドラインまでには、リカバリーできるというメリットもあります。

一日は二十四時間、時間は、誰にでも平等に与えられる資源です。

その使い方によって、二十五時間、三十時間分の結果を出せることもあれば、
数時間分の結果しか出せないこともあります。

脳の基本回転数をあげて、時間あたりのアウトプットを増大していきましょう。 

段取り脳をつくる習慣 Vol.11 前頭葉の機能が低下すると、パフォーマンスが悪くなります。前頭葉を鍛えるには、雑用がうってつけ! ポジションがアップしても、雑用は自分でかたづけましょうねっ!! 〜2月4日 中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました〜

  • 2013.04.08 Monday
  • 15:15
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段取り脳をつくる習慣 Vol.11
前頭葉と右脳を活性化 並列処理で効率アップ

[中部経済新聞 2013 2月4日 「ナビゲーター」掲載]


段取りが上手い人には、2つの特徴があります。

○全体視野が広い
○並行処理ができる

全体視野については、先回、紹介したとおりです。

並行処理とは、複数の仕事を並行して処理することです。
料理はたいてい、並列処理でつくります。

たとえば、野菜スープをつくるとき、
なべでお湯を沸かしながら野菜を刻み、お湯が沸騰したら、
刻む手をとめて鶏ガラを入れ、ダシがとれたら刻んだ野菜を加え、
煮こむ間にテーブルをセットします。

お湯を沸かして、ダシを取り終えてから、
野菜を刻んで加えるやり方を直列処理と呼ぶと、
直列処理のほうが並行処理より調理時間が長くなります。

仕事も直列処理ではなく、料理をする時のように、
二つ以上の作業を並列処理すると時間効率がよくなります。

販促計画をたてながら、顧客の電話からの問い合わせに答え、
部下が作成しているプレゼン資料の相談にのり、
アルバイトが進めている作業を進捗管理する、という具合です。

並列処理は、脳の司令塔と呼ばれる前頭葉がコントロールしています。

段取りとはゴールまでの手順を整えることを意味しますが、
手順を考えるのも前頭葉の働きです。

並列処理は脳に負担がかかり、前頭葉が刺激されます。

前頭葉が刺激されると、ヤル気が高まり、脳全体も活性化します。
脳が活性化されると、結果的に並列処理が上手くできるようになり、
さらに前頭葉が活性することになります。

前頭葉の働きを高めるには、家事、雑用など細かくて、
面倒な作業がうってつけです。

ポジションが高くなっても、日常から進んで雑事をこなし、
前頭葉を刺激するようにします。

また、脳を活性化するには、大脳の右左のバランスをとることも大切です。
大脳の左右とは、いわゆる「左脳」「右脳」のことです。

○左脳…「言語の脳」と呼ばれ、論理的な思考や計算、言語の分析的な理解をする
○右脳…「感性の脳」と呼ばれ、直観的な判断、空間認識や芸術など感覚的な理解をする。

時代の流れでは、右脳の働きを重視する傾向にありますが、
左脳より右脳が優れている、ということではありません。

ビジネスパーソンには、論理性や言語によるコミュニケーションが求められ、
左脳がよく使われるため、左右のバランスがくずれがちです。

バランスを崩した脳は疲れやすく、ストレスがたまります。

くずれてしまった左脳と右脳のバランスをとりもどすために、
いま、右脳の活性化が課題になっているのです。

右脳を刺激するために、次のような行動を心がけます。

○仕事中は一時間に十分程度、休憩をとる
○休憩時間には景色をながめたり、絵を鑑たりする
○環境が許せば、音楽を聞きながら、仕事をする
○左脳を使う仕事をした後は、右脳を使う活動を行う
○新聞のコラムを音読したり、詩を朗読したりする
○週に1〜2回、定期的に運動をする
○絵を描く、ダンスをするなどの習い事をする
○腹式呼吸で呼吸する

左右の脳のバランスを保ち、段取りのみならず心身の調子を整えましょう。

段取り脳をつくる習慣 Vol.10 「でんぐりがえし」ができない子供、増えているんだって! 三次元をからだで覚えて、ものごとを三次元でつかめるようになると、全体が視えるようになるんだけどな… 〜1月28日 中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました〜

  • 2013.03.07 Thursday
  • 15:36
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段取り脳をつくる習慣 Vol.10
からだで覚えるのがコツ 全体を視る目鍛える

[中部経済新聞 2013 1月28日 「ナビゲーター」掲載]

仕事を進めるときに、細かい部分にこだわり、
そこに手間や時間をかけすぎて、納期に遅れたり、
仕事の質の低下を招くことがあります。

そんなときには、目先のことに焦点があたって、
全体が見えなくなっています。

段取りが悪くなるのも、こんなときです。

全体が視えれば、部分にとらわれすぎることはありません。
ヒト、モノ、カネ、情報など、資源の手配にも先手を打てます。

段取りには、全体を視る眼が欠かせません。

全体を視る眼を「全体視野」と呼びます。
全体視野を鍛えるには、高いところから景色を見る習慣が効果的です。
高いところからの見え方を脳に学習させるためです。

たとえば、高層ビルから街を見渡すと、
街の大きさ、形、雰囲気や様相も分かるし、
ビル、公園、川、線路、道、車、信号など、
その街を構成するいろいろなものもつかめます。

高所から景色を見る習慣によって、全体も視えるし、
部分も視えるという身体感覚がつかめます。

この身体感覚を仕事におきかえれば、
仕事の全体と部分が簡単に見通せるようになります。

着手から完了までに必要な作業、場所、道具、関係者、予算、
情報、時間などの全体をつかめれば、しめたものです。
ゴールまでの段取りを早め早めに進めていけます。

全体視野をもてば、ものごとを立体的に、
三次元でとらえることもできます。

ものごとを三次元でとらえる力のことを「空間認識能力」といいます。

空間におけるものの大きさや形、姿勢や位置や方向、
間隔などを把握する能力であり、地図から地形を読取ったり、
キャッチボールをするときのように、
動いているものとの距離をつかんだり反応したりする能力のことです。

優れたスポーツ選手はこの力が高いそうです。

脳の作りの違いによって、女性より男性のほうが高いといわれますが、
個人差もあります。

「空間認識能力」が高い脳を「空間脳」と呼びます。

空間脳は子どもの頃に野山を駆け回って遊ぶと、磨かれるようです。
三次元の世界を五感で感じ、「からだで覚える」からです。

「からだで覚える」とは、脳の回路がつながり、
ある行動を行うための運動プログラムができあがることをさします。

最近、ぐるりと体を回してころがる「でんぐりがえし」のできない子どもが
増えているそうです。自然に親しむ体験が減り、
三次元の動きに関わる運動プログラムが発達し難いのかもしれません。

日常的に自然に親しむのは難しいかもしれませんが、
空間脳は目の前にあるものを、目を閉じてつかむだけでも鍛えられます。
手すきの折には、デスクの上にある文具の位置を確かめ、
目を閉じてつかむ練習を繰り返します。

慣れたら、目を閉じたまま、少し離れた家具まで歩いたり、
キャッチボールをしたりして、空間脳をトレーニングします。

なお、パソコン、携帯、ゲームの画面など、狭い平面を見る時間も
長くなっています。IT技術の恩恵は多大ですが、
一方で、二次元でものを見る日常が増えていますから、
「空間脳」が衰えがちになります。

空間に対する身体感覚を鍛えて、全体視野を広く保ちたいものです。

段取り脳をつくる習慣 Vol.9 イメージは現実になるからねっ。手に入れたいものは毎日、明るく楽しくイメージしましょう! 手に入れたいもの、きっと手に入ります! 〜1月21日 中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました〜

  • 2013.02.21 Thursday
  • 22:57
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段取り脳をつくる習慣 Vol.9
期待する結果得るには 肯定的なイメージ描く

[中部経済新聞 2013 1月14日 「ナビゲーター」掲載]

脳は、現実とイメージを区別できません。

たとえば、蛇が嫌いな人に、大きな声で「蛇!」と声かけすると、後ずさりします。
蛇がいなくても、蛇がいるかのように反応するのです。 

イメージは脳の働きに影響し、私たちの行動を促したり、抑えたりします。
現実とイメージを区別できない脳を味方につけて、期待する結果を得るには、
肯定的なイメージを描く習慣をもちます。

ある調査によれば、売れる営業と売れない営業では、
商談前に描くイメージが異なるそうです。

売れる人はこれから交渉する相手に受け容れられるイメージを描き、
売れない人は敬遠されたり、拒否されたりするイメージを描くそうです。

イメージは、現実を招きます。
描いたイメージが気持ちや考えに影響し、言動に影響し、結果に影響するからです。

段取りとは、ゴールまでのプロセスを考え、実行することです。
ゴールはもとよりプロセスについても、わくわくと楽しくイメージすれば、
結果につなげていけます。

肯定的なイメージを描くためにはまず、日常の言葉づかいを肯定的にします。
肯定的なイメージと肯定的な言葉づかいは表裏一体です。

「考えることは話すこと、話すことは考えること」と言います。
考えるとは、頭の中でつぶやくことです。
だから、つぶやきを肯定的にすれば、イメージも肯定的になります。

しかも、言葉は耳から入って、私たちの気持ちにも働きかけます。
肯定的な言葉を聞き続けると、気持ちが明るくなり、自信がわいてきて、
積極的に行動できます。そこで、結果を出すことにもつながります。

人は無限の可能性をもっています。その可能性の発揮を妨げるのは
「私にはできない」「私にはムリだ」「私なんて…」といった、
否定的な言葉、後ろ向きの気持ちです。

肯定的な言葉の力を借りて、積極的に行動してみると、
思いもよらない道が拓くのを体験するようになります。

もし、肯定的な言葉づかいに慣れていなければ、
肯定的な言葉を使う人たちとつき合うように心がけます。

その人たちはあなたにも、肯定的な声かけをしてくれるはずです。
その言葉が耳から入るたびに、あなたの気持ちと行動は前向きになります。

さらに、その人たちの言葉づかいを真似します。
すると、言葉が思考を変え、気持ちを変え、行動を変えて、
肯定的なセルフイメージを導いてくれます。

逆に、否定的な言葉を使う人たちとは、深くつき合わないようにします。
自信や可能性を奪うからです。

成長のためにときには、苦言を受けいれることも大切です。
けれども、つねに否定的な言葉で、あなたを嫌な気分にさせたり、
実際よりも劣っているような気にさせる人たちとは距離をおきます。

肯定的な言葉づかいによって、脳が楽ちんになり、楽しくなれば、
私たちの行動は前向きになります。

自分に語りかける言葉の力をかりて、脳をヤル気にさせるのも、
仕事の段取り、人生の段取りといえるのです。

段取り脳をつくる習慣 Vol.8 考えるより動いたほうがよい仕事があります! たとえば、ゴールが見えない場合とかねっ 〜1月14日 中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました〜

  • 2013.02.03 Sunday
  • 22:35
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段取り脳をつくる習慣 Vol.8
考えるよりも動く仕事 ゴールが見えない場合

[中部経済新聞 2013 1月14日 「ナビゲーター」掲載]

仕事は、次の四つに仕分けることができます。

○すぐに片づく仕事
○人に任せる仕事
○手順を考える仕事
○力量をふまえて断る仕事
 

このうち、「すぐに片づく仕事」は、考える前に動いたほうが効率的な仕事です。
一方、残りの三つは考えてから動いたほうが、効率的な仕事です。
 

三つのうち、「手順を考える仕事」については、動く前に必ず、
処理の方法や手順を考えます。
プロジェクトや数日、数ヶ月を要するまとまりのある仕事を処理するには、
方法や手順を考えざるを得ません。

ところが、数十分、数時間で片づく仕事は考えるよりも先に、
からだが動いてしまいがちです。

ちょっとした作業でも、処理の方法や手順がさっと思い浮かばないときには、
考えてから動くようにしましょう。

私たちは料理をつくるときに、材料や道具や手順をレシピで確かめてから、
キッチンに立ちます。慣れない料理なら、調理中もレシピを確認します。

仕事も同じです。手をつけようとしている仕事のレシピが頭に入っていないなら
レシピを確かめなければなりません。

仕事のレシピとはマニュアルや手順書です。

それらを見なくても手順が分かっている、
それらの概要を書けと言われたら書けるなら、その仕事にさっそくとりかかります。

一方で、手順が分からないときには、職場の手順書やマニュアルを確かめます。
見あたらなければ、ゴールをふまえて、方法や手順を考え、
必要に応じて、経験者の助言をあおぎ、おおよその手順を決めます。

そして、必要な道具や資料、人手を整えてから、とりかかります。
 手順が不明確だと、処理のプロセスがいったり来たりします。

とりかかってから道具が足らない、資料、人手が足らないと気づいて、
その度に手を止め、準備することになります。これでは、非効率です。

ただし、考えるより動いたほうが効率的な仕事もあります。

ひとつは、手順が決まっていて、考える必要のない仕事です。
とくに「すぐに片づく仕事」であれば、いますぐに処理します。
多少の時間を要するなら、いつ手をつけるかを決めて
予定の日時には、確実に処理します。

もうひとつは、ゴールがまったく見えない仕事です。
職場の誰にも経験がなく、やってみなければ、先が見えない、
結果が分からない仕事です。こんな仕事については、とにかく動いてみます。

そして、先が見えてきたら、改めてゴールのイメージを固め、手順を再考します。

なお、方法、手順を考えるときには、まず、ゴールを明確にします。
その仕事を終えたときに、どのような成果物、結果を出すべきか、出したいのか
映像として思い描いたり、文章で表現すると効果的です。

脳はまるでハンターのように、達成志向です。

めざすものがあると、そこに向かって、考えをめぐらし、
行動をしかけていきます。
逆に、ゴールが見えないと、脳は迷走し、決断、行動が場当たり的になります。
ゴールをしっかりイメージし、方法や手順を明確にすれば、
仕事の効率はぐんとあがります。

段取り脳をつくる習慣 Vol.7 優先淳儀を決めるより、優先順位を決めるルールを決めましょう。決めrのが簡単になります! 〜1月7日 中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました〜

  • 2013.01.21 Monday
  • 22:40
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段取り脳をつくる習慣 Vol.7
仕訳のルールを決める 優先順位づけ スムースに
中部経済新聞 2012 12月24日 「ナビゲーター」掲載]

仕事の基本は、「すぐにやる」です。

そうはいっても、私たちはさまざまな仕事を抱えています。
優先順位をつけなければなりません。

優先順位づけにあたって、迷ったりストレスを感じたりすることは
多いものですが、これを楽ちんには、「決めるための基準を決めること」です。

基準があれば、仕事を機械的事務的に仕分けることができます。
たとえば、次の四つに仕分けします。

○すぐに片づく仕事
○人に任せる仕事
○手順を考える仕事
○力量をふまえて断る仕事

四つに仕分けてみると、優先準備づけの方向性が自然と、決まってきます。

【すぐに片づく仕事】

原則として、すぐに片づけます。
急ぎの仕事、集中すべき仕事で手がふさがっていないかぎり、
「いますぐに」です。これについては、vol..6で、ご紹介いたしました。

【人に任せる仕事】

適任者を選び、できるかぎり早く任せます。
場当たり的に任せるのではなく、相手の能力をふまえ、
任せる目的、範囲、期限などを明示して任せます。

なお、任せるとは、自分が楽をすることではありません。

全体の効率を高めるためです。
自分が処理するよりも他の人に任せたほうが
全体の効率があがるなら、適任者に任せます。

次のような場合です。

○複数名で作業を分担すれば、期限を短縮できるとき
○適任者に任せたほうがより高い成果を得られるとき
○緊急を要する仕事
○集中すべき仕事に専念すべきとき
○自分しかできない仕事に注力しなければならないとき
○部下、後輩に任せて、その仕事を覚えてほしいとき

【手順を考える仕事】

プロジェクトや数日、数ヶ月を要する
まとまりのあるタスクワークは言うまでもなく、
数十分、数時間の作業でも処理の方法や手順が決まっていない、
頭に入っていない仕事は考えてから動きます。

その際、仕事の手順書を書けるかどうかをまず考えます。
仕事の流れのおおよそが分かるような手順書が書けそうなら、
さっそくとりかかります。

一方で、手順書が思い浮かばないなら、マニュアルを確かめたり、
経験者にヒアリングしたりして、処理の方法を考え、
手順を組立ててから、手をつけます。

ただし、ゴールのイメージがはっきりしない場合、
前例のない仕事については、とりあえず動いてしまいます。

【力量をふまえて断る仕事】

仕事を完遂できないと、組織の業務に支障をきたします。
したがって、現時点の業務量、自らの力量をふまえて、
断るべきかどうかを判断します。

なお、断る前に、自分の判断の妥当性について、
必要に応じて、関係者とすり合わせを行います。
若手、中堅は必ず、上司に相談します。

断るつもりだった仕事でも関係者や上司の意向をふまえ、
納期の調整、応援の可否などを確認、調整して、
場合によっては引きうけます。

「四つの仕分け」ではなくてもかまわないので、
自身の仕事にフィットする優先順位づけの判断基準を決めて、
スマートに仕事をこなしましょう。

段取り脳をつくる習慣 Vol.6 簡単な仕事はすぐに片づけて、脳を楽にしてあげましょう。重要な仕事に力を注ぎたいものね! 〜12月24日 中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました〜

  • 2013.01.18 Friday
  • 18:08
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段取り脳をつくる習慣 Vol.6
定型業務はすぐに処理 重要な仕事に力注ぐ

中部経済新聞 2012 12月24日 「ナビゲーター」掲載]

メリー・クリスマス!
脳への負荷を軽くして、脳の働きをよくするのは、
仕事の効率をあげための大切な段取りです。

そこで、「すぐに片づく仕事」は、すぐに手をつけて、
あっという間に処理することを習慣にします。

「すぐに片づく仕事」とは、簡単に処理できる仕事のことです。

1〜2分または数分以内に片づけることのできる提携業務や判断業務であり、
ほとんどが機械的事務的に処理できるものです。

たとえば、さっと目を通したら、すぐに回してしまえる回覧文書。
調べたり考えたりしなくても、即答できる問い合わせ。
訪問や待ち合わせの確認など、せいぜい数分で受話器をおける電話。
数行で返信できるメール、所在地や単語を調べる程度のインターネット検索など。

こうした「すぐに片づく仕事」はすぐに手をつけて、処理してしまいましょう。

これらについて、着手に迷ったり、他の仕事との優先順位を考えたりするのは、
時間の無駄です。考えている間に処理すれば、片づいてしまうからです。

商談や接客や会議、打合わせ中、作業中、実験中であるなど、
どうしても手の離せない仕事にとりかかっているとき、
集中を要するときを除いて、すぐに手をつけ、片づけてしまいます。

もっと重要な仕事を先に処理すべきではないか? 

そんな疑問がわくかもしれませんが、数分でできることを後回しにすれば、
脳に余計な負荷がかかります。

記憶として保存したり、再生したり、再生もれがないよう、
そのことを気にかけたりするために脳の回路が使われるからです。

たとえば、同窓会の出欠を保留にしたら、
そのことが脳の記憶領域に保存され、ときどき思い出されてきます。

そして、ふとどうしようかと考えたりして、出欠を決めるまで、
脳の思考回路が使われています。

また、時間がたつと、開催日時や会場などの詳細が分からなくなり、
調べたり問い合わせたりする手間がかかります。

ここでも、脳の回路が使われてしまいます。

「すぐに片づく仕事」を後回しにしないで、さっさと片づけ、
脳を楽にしてあげましょう。

データの蓄積が減り、思考回路がオープンになれば、
脳は身軽になって、よく動くようになります。

脳がよく動けば、仕事の効率もあがります。
なお、プロジェクトや数日以上かかるような、
まとまりのある仕事は、計画的に進めていることでしょう。

ところが、急な依頼や問い合わせや訪問、電話やメールが舞い込んだり、
予期しなかったトラブルやクレームが発生したり…。

いわゆる「差し込み仕事」に妨げられて、
計画はたいてい計画どおりには運びません。

差し込み仕事は愉快ではありませんが、ビジネスにはつきもの。
こちらから問い合わせや依頼や連絡、相談をすることもありますから、
お互い様です。

これらも数分以内に処理できるものなら、すぐに片づけてしまいます。

やれば終わる! すぐにやれば、早く終ります。
すぐに片づく仕事から脳を解放し、重要な仕事に力を注ぎましょう。

段取り脳をつくる習慣 Vol.5 決めないと進まない、決めないと終わらない…。だから、決めちゃいましょう! 〜12月17日 中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました〜

  • 2012.12.30 Sunday
  • 14:11
JUGEMテーマ:スキルアップ

段取り脳をつくる習慣 Vol.5
決断すれば前へ進む 脳の負担減らし効率高める

[中部経済新聞 2012 12月17日 「ナビゲーター」掲載]


何かを決めることは、何かを選ぶことであり、
選ばなかったあれこれを捨てることです。

たとえば、ある会社へ入社するということは、
その会社を選び、それ以外のすべての会社を捨てることです。
結婚とは、ひとりの異性を選び、他の異性をあきらめることです。
ある車を買えば、お金持ちかマニアでないかぎり、
ほかの車を手に入れることはありません。

決めるということは、じつは捨てることなのです。

捨てるときには、捨てることへの痛みや
捨てたものへの心残りをともないますから
多くの人は決めることが苦手です。

一方で、私たちの日常は決めなければ
始まらない、進まない、終わらないことの連続です。

レストランでメニューを決めなければ、料理は提供されません。
商品を決めなければ、レジへは進めません。
出欠を決めて、メールや返信はがきを返さなければ
相手への回答は終わりません。

「決めること」は、日常をスムースに営むための段取りといえます。
決めれば進む、決めれば終わります。

職場では上司が決めなれば、部下は動けないし
お客様が決めなければ、商談は前へ進みません。
誰にでも、自分や誰かが決めなかったために、
仕事や生活の流れが滞った経験があるのではないでしょうか。

それでも、決められないのは
捨てることにともなう痛みや心残りなどのストレスを避けたいからです。

けれども、決めないことにもストレスがともないます。

決断までの間、落ち着かなかったり、いらいらしたり、不安になったり
決めることを催促されて、焦ったり腹立たしかったり…。

そんなことは感じないという人もいるでしょうが、
本人が感じていない、気づいていないだけで、脳には負荷がかかっています。

たとえば、同窓会の出欠を決めなかったら、
そのことが心にかかっていて、ときどき思い出されてきます。
そして、どうしようかなと考えたりして、決めきるまで
脳の記憶領域や思考回路は使われています。

決めないことを不快に感じない、気づいていない人でも
脳には負荷がかかっているのです。

脳は楽ちんで楽しいことが大好きですから
決めるべきことは早く決めて、脳の容量や回路を軽くしてあげましょう。

データの蓄積が減り、思考回路がオープンになれば
脳は身軽になって、よく動くようになります。

脳がよく動けば、仕事の効率があがります。
同じ仕事ならば、もっと早くこなせる、同じ時間ならば
もっとよい質の高い仕事ができるようになるのです。

そこで、脳の容量や回路を解放するために、
決めかねているなと感じたら
「決めれば終わる」「決めれば進む」とつぶやいて
思いきって決めてしまいましょう。

決めることで、仕事が進んだり
新しい局面にシフトしたりする爽快感を味わえます。
これが脳をより楽しくさせますから、脳はさらによく動くようになるでしょう。

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