段取り脳をつくる習慣 Vol.7 優先淳儀を決めるより、優先順位を決めるルールを決めましょう。決めrのが簡単になります! 〜1月7日 中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました〜
- 2013.01.21 Monday
- 22:40
JUGEMテーマ:スキルアップ
段取り脳をつくる習慣 Vol.7
仕訳のルールを決める 優先順位づけ スムースに
中部経済新聞 2012 12月24日 「ナビゲーター」掲載]
仕事の基本は、「すぐにやる」です。
そうはいっても、私たちはさまざまな仕事を抱えています。
優先順位をつけなければなりません。
優先順位づけにあたって、迷ったりストレスを感じたりすることは
多いものですが、これを楽ちんには、「決めるための基準を決めること」です。
基準があれば、仕事を機械的事務的に仕分けることができます。
たとえば、次の四つに仕分けします。
○すぐに片づく仕事
○人に任せる仕事
○手順を考える仕事
○力量をふまえて断る仕事
四つに仕分けてみると、優先準備づけの方向性が自然と、決まってきます。
【すぐに片づく仕事】
原則として、すぐに片づけます。
急ぎの仕事、集中すべき仕事で手がふさがっていないかぎり、
「いますぐに」です。これについては、vol..6で、ご紹介いたしました。
【人に任せる仕事】
適任者を選び、できるかぎり早く任せます。
場当たり的に任せるのではなく、相手の能力をふまえ、
任せる目的、範囲、期限などを明示して任せます。
なお、任せるとは、自分が楽をすることではありません。
全体の効率を高めるためです。
自分が処理するよりも他の人に任せたほうが
全体の効率があがるなら、適任者に任せます。
次のような場合です。
○複数名で作業を分担すれば、期限を短縮できるとき
○適任者に任せたほうがより高い成果を得られるとき
○緊急を要する仕事
○集中すべき仕事に専念すべきとき
○自分しかできない仕事に注力しなければならないとき
○部下、後輩に任せて、その仕事を覚えてほしいとき
【手順を考える仕事】
プロジェクトや数日、数ヶ月を要する
まとまりのあるタスクワークは言うまでもなく、
数十分、数時間の作業でも処理の方法や手順が決まっていない、
頭に入っていない仕事は考えてから動きます。
その際、仕事の手順書を書けるかどうかをまず考えます。
仕事の流れのおおよそが分かるような手順書が書けそうなら、
さっそくとりかかります。
一方で、手順書が思い浮かばないなら、マニュアルを確かめたり、
経験者にヒアリングしたりして、処理の方法を考え、
手順を組立ててから、手をつけます。
ただし、ゴールのイメージがはっきりしない場合、
前例のない仕事については、とりあえず動いてしまいます。
【力量をふまえて断る仕事】
仕事を完遂できないと、組織の業務に支障をきたします。
したがって、現時点の業務量、自らの力量をふまえて、
断るべきかどうかを判断します。
なお、断る前に、自分の判断の妥当性について、
必要に応じて、関係者とすり合わせを行います。
若手、中堅は必ず、上司に相談します。
断るつもりだった仕事でも関係者や上司の意向をふまえ、
納期の調整、応援の可否などを確認、調整して、
場合によっては引きうけます。
「四つの仕分け」ではなくてもかまわないので、
自身の仕事にフィットする優先順位づけの判断基準を決めて、
スマートに仕事をこなしましょう。