段取り脳をつくる習慣 Vol.14 いちばん、伝えたかったこと…。でも、拙著『ラクな段取り!』では戦略的にカットしたこと…。それは、人生の使命を果たすために、段取りしましょうってこと! 〜2月25日 中部経済新聞に掲載されました〜

  • 2013.04.26 Friday
  • 16:25
JUGEMテーマ:スキルアップ

段取り脳をつくる習慣 Vol.14
使命果たすための手段 幸せな未来へ一歩一歩

[中部経済新聞 2013 2月25日 「ナビゲーター」掲載]


幼い私に母が教えたのは、「かごに乗る人、かつぐ人、
そのまた、わらじを作る人」という言葉でした。

政治をつかさどる人がいて、その人の移動を担う人がいて、
その人に必要なわらじを提供する人がいて、
それぞれがそれぞれの役割をちゃんと果たしているから、
世の中は回っているのだと、母は言いました。

人には誰にでも天から与えられた役割と仕事があり、
これを使命といいます。

人には誰にもふさわしい場所があります。
その場所とは、その人に与えられた使命を果たせる場所です。

ロバート・ブラウニングという英国の詩人によれば、
人がもっとも幸せを感じるのは「宇宙の円の弧」になるときとか。

宇宙の円の弧になるとは、それぞれが
それぞれの使命をはたすことです。

政治をつかさどる人、移動を担う人、わらじを提供する人が
それぞれの使命をはたせばこそ、宇宙はひとつの円になれます。

「仕事」とは、事に仕えることです。
そして、「働く」とは、はたを楽にすることです。

私たちがそれぞれにふさわしい場所で、
それぞれの使命を果たすとき、
私たちは社会の役に立ち、自らもやりがいを感じ、
生きている意味を味わえます。

宇宙は私たちのひとりひとりを求めています。
私たちが、使命をはたすことを待っています。

けれども、私たちは使命をはたせる「仕事」が
どのような仕事なのか、すぐには気づけません。

それは、脳のささやきが聴こえないからです。

脳は私たちに、いつもささやきかけています。
それぞれが歩むべき道がいずこなのか…。

その道は。私たちがそれぞれの使命を果すための道です。
私たちはその道を歩むとき、本当に幸せになれるのです。

しかしながら、現代社会には膨大で雑多な情報が
騒音のように渦をまいています。

脳のささやきは、これらに妨げられ、なかなか聴こえてきません。

もし、一生懸命に働いているにもかかわらず、
満足感や充実件を感じられないとしたら、
まだ脳のささやきが聴こえないのかもしれません。

そして、天が指し示す道を見つけられずにいるのかもしれません。

ときには、騒音から少し離れて、
脳のささやきに耳を澄ましてみましょう。

私たちにはそれぞれ、ふさわしい場所があります。

その場所にこそ、使命を果たせる「仕事」があります。
ふさわしい場所を見つけるまで、あきらめずに、
試行錯誤を繰り返しましょう。

あきらめてしまったら、使命と呼べる仕事に出会えず、
使命を果たすことができません。

そうした人生の試行錯誤を続けるにも、段取りは不可欠です。

効率をあげ、人から求められる仕事に挑み、
わくわくする結果を出し続けることで、
私たちは人として成長します。人からも認められます。

段取りによって、効率をあげ、新しい経験をどんどん重ねて、
チャンスを広げていきましょう。

チャンスが増えれば、新しい経験、新しい世界に
踏み出すことができます。

そして、使命と呼べる仕事にきっと出会えるのです。

山あり谷ありの道も必ず、幸せへと続いています。
脳は私たちを幸せにしようとしているからです。

辛いときには、遠い空を見あげながら、
空の下に続く道なき道を一歩一歩、拓いていきましょう。

段取りとは、使命を果たすための手段です。
そして、幸せになるためのアプローチです。

段取りによって、効率をあげ、結果を出し、
幸せを手に入れていきましょう。

『面倒くさがりやでもうまくいく ラクな段取り!』かんき出版 〜たくさんの専門家の想いを載せて、発刊いたしました!〜

  • 2013.04.17 Wednesday
  • 09:00
JUGEMテーマ:スキルアップ

手間ひまかけた、かわいい作品!
いよいよ発刊となりました。

amazonさんも昨日までは、「予約」でしたが
本日、「在庫あり」に代わりました。

ご予約くださった皆さま、ありがとうございました。
まもなく、お手元に届きます! 

若いビジネスパーソンが
もっと仕事上手になってくださるよう
そして、日本の未来を支えてくださるよう
想いをこめて、書き下ろしました。

また、この本を世に送り出すために
たくさんの専門家たちの汗と涙?もありました

装丁は、JT大人たばこ養成講座の寄藤文平さん
    +杉山健太郎さん
デザインは、生沼伸子さん
イラストは、カワチ・レンさん
編集=そのまの保護者は、かんき出版 大西啓之さん

若いビジネスパーソンのみならず
お兄さんもお姉さんもお父さんもお母さんも
ご自分のビジネススキルを点検しつつ
部下、後輩、お子さまのために
ぜひぜひ、ご高覧くださいませ m(__)m


  面倒くさがりやでもうまくいく ラクな段取り!

段取り脳をつくる習慣 Vol.13 スケジューリングは時間のパズル。ちょっとした空き時間、待ち時間に小っちゃな仕事をやっつけちゃいましょう。チリもたまれば山となる…ですからねっ!! 〜2月18日 中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました〜

  • 2013.04.10 Wednesday
  • 08:54
JUGEMテーマ:スキルアップ


段取り脳をつくる習慣 Vol.13
すきま処理とバッチ処理 簡単な仕事を効率的に

[中部経済新聞 2013 2月18日 「ナビゲーター」掲載]


忙しい毎日の中にも、「すきま時間」が生れています。

すきま時間とは、出勤や移動で電車を待つ間、会議がはじまるまでの待ち時間、
早めに終わった面談と次の面談の間などのことです。

すきま時間に休憩をとり、遠い景色をながめたり、ストレッチをしたり、
上司や同僚と雑談をしながら情報収集をしたりするのも大切です。

一方で、ついつい貯めてしまいがちな簡単な作業を処理するのもお奨めです。

雑務が片づき、「あれもしなければ、これもしなければ」という
想いから、脳を解放できます。

「すきま時間」はうかうかしていると、すぐに過ぎてしまいます。

そこで、数分から十分程度で片づけられる簡単な作業を
「すきま処理リスト」として、一覧表にしておきます。

そして、すきま時間が発生したら、さっとリストをながめ、
作業を選んで、片づけてしまいます。

リストをつくるにあたっては、作業の所用時間を測ってみます。

一般的に所用時間の見積りは甘く、実際には
見積りより二十%増しの時間がかるといわれます。

すきま処理をする作業にかぎらず、
日常的に行う作業については標準時間を測り、
所用時間の見積りの精度をあげましょう。

なお、すきま処理リストに載せる作業は、所要時間があまり変動せず、
五〜十五分で完了するものが適切です。

さて、簡単な作業とはいえ、資料やデータ、道具や
デスクトップのパソコンを必要とする場合は、すきま処理には向きません。

そうした作業は、まとめて処理をおこないます。

これを「バッチ処理」といいます。バッチ処理とは、
ITの専門用語で、一定期間または一定量のデータを集めておいて、
一括して処理することをさし、一括処理とも呼ばれます。

バッチ処理では、その都度、道具を準備する手間が省けますし、
一定の手順でリズムよく処理できるため、時間効率があがります。

面談や訪問のアポイントメントも、バッチ処理で行うと効率的です。

アポ取りをその都度、行うと、相手先の都合によって、
スケジュールの埋まり具合が「飛び石」になりがちです。

アポ取りをまとめて行えば、複数の相手の都合を調整しながら、
スケジュールを組み立てられますので、効率的な時間の使い方ができます。

すきま処理とバッチ処理を組み合わせると、効率的に処理できる業務もあります。
わたくしは、請求業務をすきま処理とバッチ処理の組み合わせで行っています。

たとえば、セミナーが終了すると、帰りの新幹線の中で、
その日の講師料のご請求書を作ってしまいます。
運賃などの領収書も手元にあり、請求金額を調べるのも容易で、効率的です。

作成した文書は、データとして保存しておきます。
そして、月末が近づくと、デスクワークを行う日を決めて、
ひと月分のデータを打ち出し、それぞれを検算、捺印して郵送処理します。

データの作成までは、すきま処理、
打ち出して投函するまでは、バッチ処理というわけです。

たとえてみると、スケジューリングは時間のパズルです。
時間のパズルを上手に埋めて、効率アップをめざしましょう。

段取り脳をつくる習慣 Vol.12 脳ってエンジンみたい! 基本回転数があがると、決断も行動もスピードアップして、時間効率もあがります。基本回転数をあげて、一日を25時間、30時間分、楽しみましょうねっ!! 〜2月11日 中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました〜

  • 2013.04.09 Tuesday
  • 09:02
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段取り脳をつくる習慣 Vol.12
脳の基本回転数あげる 制限時間で効率アップ

[中部経済新聞 2013 2月11日 「ナビゲーター」掲載]


時間の制約があると、脳の基本回転数があがります。

基本回転数とは、脳の処理のスピードのことです。
脳の処理のスピードがあがれば、判断や思考や行動がより速くなり、
仕事の時間効率が高まります。

基本回転数は、時間の制約があるとあがります。

「決められた時間内にやり遂げなければ」とプレッシャーがかかるので、
集中力が高まり、脳が活性化するのです。

そこで、仕事を行うときは、作業ごとに制限時間を決めるようにします。

制限時間は、予想される所要時間よりやや短めに設定します。
三十分位かかる作業ならば、二十五分を制限時間にするという具合です。
緊張感を高まって、脳の基本回転数があがり、所用時間が短縮できるのです。

そのとき、作業時間を測るようにします。
所用時間の見積りは甘く、実際には見積った所要時間より二十%増しといわれます。
実時間を測って、所要時間の見積もりの精度をあげていきます。

そして、次の機会に同じ作業を行うときは、
先回の実時間よりやや短めに設定します。

同じ仕事を繰り返しているうちに、スキルが習熟するので、
少しずつ制限時間は短くしていくことができます。

なお、制限時間を決めても、時間の経過を実感しないと、基本回転数はあがりません。
制限時間を設けたら、現時刻から何時までに処理すべきか、完了の時刻を決めます。
そして、時計をつねに見ながら仕事をするようにします。

パソコンを使う人は、画面にデジタルの時計が表示されますので、
これを視野にいれながら、仕事を進めます。

タイマーを活用するのは効果的です。

そのときにも、終了のアラームが鳴るのを待つのではなく、
タイマーの表示を確かめながら、仕事をします。
数字が0に近づくのを見ると、緊張感が高まり、脳の基本回転数があがります。

また、期限には、2つの種類があります。

○デッドライン(最終期限)
○ベースライン(中間期限)
 

デッドラインは、どうしても死守しなければならない最終期限のことです。
職場や上司やお客様から提示されたり、
自ら提示して、完了を約束したりした期日を指します。

デッドラインを死守するには、折々に中間期限を決めて、
これをクリアしながら、仕事を進めていきます。

この中間期限をベースラインと呼びます。

ベースラインは自主期限ですから、脳の基本回転数をあげるために、
早めに設定するようにします。
ベースラインまでの期間が短いと、緊張感が生まれ、
脳の基本回転数があがって、時間効率が高まります。

さらに、完了がベースラインを越えてしまっても、
早めのタイミングに設定していますから、
デッドラインまでには、リカバリーできるというメリットもあります。

一日は二十四時間、時間は、誰にでも平等に与えられる資源です。

その使い方によって、二十五時間、三十時間分の結果を出せることもあれば、
数時間分の結果しか出せないこともあります。

脳の基本回転数をあげて、時間あたりのアウトプットを増大していきましょう。 

段取り脳をつくる習慣 Vol.11 前頭葉の機能が低下すると、パフォーマンスが悪くなります。前頭葉を鍛えるには、雑用がうってつけ! ポジションがアップしても、雑用は自分でかたづけましょうねっ!! 〜2月4日 中部経済新聞「ナビゲーター」に掲載されました〜

  • 2013.04.08 Monday
  • 15:15
JUGEMテーマ:スキルアップ

段取り脳をつくる習慣 Vol.11
前頭葉と右脳を活性化 並列処理で効率アップ

[中部経済新聞 2013 2月4日 「ナビゲーター」掲載]


段取りが上手い人には、2つの特徴があります。

○全体視野が広い
○並行処理ができる

全体視野については、先回、紹介したとおりです。

並行処理とは、複数の仕事を並行して処理することです。
料理はたいてい、並列処理でつくります。

たとえば、野菜スープをつくるとき、
なべでお湯を沸かしながら野菜を刻み、お湯が沸騰したら、
刻む手をとめて鶏ガラを入れ、ダシがとれたら刻んだ野菜を加え、
煮こむ間にテーブルをセットします。

お湯を沸かして、ダシを取り終えてから、
野菜を刻んで加えるやり方を直列処理と呼ぶと、
直列処理のほうが並行処理より調理時間が長くなります。

仕事も直列処理ではなく、料理をする時のように、
二つ以上の作業を並列処理すると時間効率がよくなります。

販促計画をたてながら、顧客の電話からの問い合わせに答え、
部下が作成しているプレゼン資料の相談にのり、
アルバイトが進めている作業を進捗管理する、という具合です。

並列処理は、脳の司令塔と呼ばれる前頭葉がコントロールしています。

段取りとはゴールまでの手順を整えることを意味しますが、
手順を考えるのも前頭葉の働きです。

並列処理は脳に負担がかかり、前頭葉が刺激されます。

前頭葉が刺激されると、ヤル気が高まり、脳全体も活性化します。
脳が活性化されると、結果的に並列処理が上手くできるようになり、
さらに前頭葉が活性することになります。

前頭葉の働きを高めるには、家事、雑用など細かくて、
面倒な作業がうってつけです。

ポジションが高くなっても、日常から進んで雑事をこなし、
前頭葉を刺激するようにします。

また、脳を活性化するには、大脳の右左のバランスをとることも大切です。
大脳の左右とは、いわゆる「左脳」「右脳」のことです。

○左脳…「言語の脳」と呼ばれ、論理的な思考や計算、言語の分析的な理解をする
○右脳…「感性の脳」と呼ばれ、直観的な判断、空間認識や芸術など感覚的な理解をする。

時代の流れでは、右脳の働きを重視する傾向にありますが、
左脳より右脳が優れている、ということではありません。

ビジネスパーソンには、論理性や言語によるコミュニケーションが求められ、
左脳がよく使われるため、左右のバランスがくずれがちです。

バランスを崩した脳は疲れやすく、ストレスがたまります。

くずれてしまった左脳と右脳のバランスをとりもどすために、
いま、右脳の活性化が課題になっているのです。

右脳を刺激するために、次のような行動を心がけます。

○仕事中は一時間に十分程度、休憩をとる
○休憩時間には景色をながめたり、絵を鑑たりする
○環境が許せば、音楽を聞きながら、仕事をする
○左脳を使う仕事をした後は、右脳を使う活動を行う
○新聞のコラムを音読したり、詩を朗読したりする
○週に1〜2回、定期的に運動をする
○絵を描く、ダンスをするなどの習い事をする
○腹式呼吸で呼吸する

左右の脳のバランスを保ち、段取りのみならず心身の調子を整えましょう。

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